OpenAI'nin GPT-3'ü ile toplantı özetleri nasıl oluşturulur

Hiç görevlendirildiğiniz görevler hakkında veya ne tür bir uzlaşmaya varıldığı hakkında hiçbir şey bilmeden sona eren bir iş toplantısına katıldınız mı? Hepimiz orada bulunduk, özellikle birçok kişi aynı anda konuştuğunda, sorular cevapsız kalır veya bir ödevin son teslim tarihi belirsizdir.

Hem verimlilik hem de anlaşılırlık genellikle olumsuz etkilenir. (İlk toplantı hakkında başka bir toplantı planlamak zorunda kalmaktan daha kötü bir şey yoktur.)

Notlar tutan kişiyi takip etmek yerine, OpenAI (ChatGPT'in yapımcıları) ile Zapier'ın entegrasyonunu kullanarak günü kurtarabilirsiniz. Otomatik iş akışları oluşturabilirsiniz - buna Zaps diyoruz - ve GPT-3'ü teşvik ederek toplantı özetleri oluşturmasını ve bunları takımınızın Slack kanalına göndermesini sağlayabilirsiniz. Aşağıda bunu yapmanın iki farklı yolunu açıklayacağız!

Kayıttan toplantı transkriptleri ve özetleri oluşturun

Uzun zamandır, otomatik transkripsiyon sağlayabilen ve aynı zamanda metnin doğru bir özetini oluşturabilen bir araç arıyordum. Böyle yaparak, bir toplantının ana fikrine hızlıca ulaşabilecek ve ele alınması gereken görevlerim olup olmadığını görebilecektim. Neyse ki, Zapier'ın OpenAI entegrasyonunda, bunu yapmama izin veren Whisper adlı bir otomatik konuşma tanıma (ASR) sistemi üzerine bir eylem adımı var.

Otomatik iş akışları yaratabilirsiniz - biz buna Zap diyoruz - böylece Whisper'ı, yüklediğiniz ses dosyalarının transkriptlerini oluşturması ve ardından metin özetini oluşturması için teşvik edebilirsiniz. Bu, herkesin aynı sayfada kalmasını sağlayacak ve günlük hayatınızın önemli detaylarının gözden kaçmasını engelleyecektir.

Kodlama bilgisi olmadan kendi Zap'ınızı sıfırdan oluşturabilirsiniz, ancak aynı zamanda başlamak için hızlı şablonlar da sunuyoruz. Bir şablondan başlamak isterseniz, aşağıdaki Zap şablonuna tıklayın ve Zap düzenleyicisine yönlendirileceksiniz. Zaten bir tane yoksa bir Zapier hesabı oluşturmanız gerekecektir. Ardından, Zap'ınızı kurmak için aşağıdaki talimatları takip edin.

Başlamadan önce

Bu öğreticide gelen dosya yüklemeleri için Dropbox kullanacağız. Dropbox'ınızın (veya başka bir depolama uygulamasının) toplantı ses dosyalarınız için bir klasörü olduğundan ve en az bir ses dosyası içerdiğinden emin olun. Ses dosyaları ayrıca 25 MB veya daha az olmalı ve aşağıdaki dosya tiplerinden biri olmalıdır: MP3, MP4, MPEG, MPGA, M4A, WAV veya WebM.

OpenAI'nin Whisper'ı aracılığıyla ses dosyalarını metne çeviriyoruz, bu yüzden bir OpenAI hesabına ve bir API anahtarına ihtiyacınız olacak. Eğer bir OpenAI hesabınız yoksa, bir tane oluşturmak ücretsizdir. API anahtarınızı oluşturduktan sonra, onu tekrar alamayacağınızdan dolayı bir parola yöneticisinde kaydetmeyi unutmayın.

Dropbox tetikleyicinizi ayarlayın

Öncelikle tetikleyiciyi ayarlayın - Zap'ınızı başlatan olayı seçin. Tetik app olarak Dropbox'u seçin ve tetik olay olarak Belirli Klasörde Yeni Dosya'yı seçin.

Eğer henüz yapmadıysanız, Dropbox hesabınızı bağlamanız istenecektir. Bir hesap seçin üzerine tıklayın... ve ya, eğer daha önceden Dropbox hesabını Zapier'a bağladıysanız, açılan menüden bir hesap seçin veya + Yeni bir hesap bağla üzerine tıklayın.

Ardından, kullanmak istediğiniz Dropbox klasörünü seçin. Bizim durumumuzda, Toplantı tutanakları adında bir Dropbox klasörü oluşturduk. Dosya içeriğini dahil etmek için varsayılan ayarı Evet olarak bırakabilirsiniz.

Sonra, Devam düğmesine tıklayın. Geri kalan Zap'in kurulumu için bir mevcut klasör dosyasına ihtiyacımız olacak, bu yüzden Tetikleme testi düğmesine tıklayın. Testiniz başarılı ise, klasör dosyanızın içeriğini göreceksiniz. Devam düğmesine tıklayın.

OpenAI aksiyonunuzu kurun

Şimdi hareketi ayarlayalım - Zap'ınız tetiklendiğinde gerçekleştireceği olay. Eylem uygulamanız olarak OpenAI'yı seçin ve eylem etkinliği olarak Transkript Oluştur'u seçin. Devam düğmesine tıklayın.

Daha sonra, henüz yapmadıysanız, OpenAI hesabınızı Zapier'a bağlamanız istenecektir. Bir hesap seçin ... ve ya bir hesap seçmek (daha önce OpenAI'i Zapier'a bağlamışsanız) için açılır menüden bir hesap seçin veya + Yeni bir hesap bağlayın üzerine tıklayın. Sonraki adımda daha önce kopyaladığınız OpenAI API anahtarını bir açılır pencerede girmeniz istenecektir.

Yaptıktan sonra, Zap düzenleyicisine dönün ve Devam Et düğmesine tıklayın.

Şimdi en önemli kısım geliyor: Zap'ınıza ses dosyasını nereden alacağını ve ondan bir transkript oluşturma talimatlarını nasıl vereceğinizi belirtmek. Dosya alanı'na tıklayın ve Veri Ekle açılır menüsünden Doğrudan Medya Bağlantısı'nı seçin.

Sonraki adım sizin talimatınız. GPT'ye transkript oluşturmasını söylemek zorunda değilsiniz (Zap eylemi bunu sizin için yapacak), ancak bu alanı transkriptin kalitesini iyileştirmek için kullanabilirsiniz. Örneğin, GPT'ye zaman damgalarını kaldırmasını veya belirli anahtar kelimeleri veya şirket adlarını eklemesini isteyebilirsiniz, böylece yapay zeka kelimeleri yanlış yazmaz.

Ayrıca, yanıt biçimini de seçebilirsiniz, bu da ne tür bir metin dosya biçiminin son dosya olarak kullanılmasını istediğiniz anlamına gelir. Bizim durumumuzda, sadece standart metin kullanacağız, ancak SRT, JSON ve daha fazlasını seçebilirsiniz.

Son olarak, sesin dilini de ekleyebilirsiniz. Eğer boş bırakırsanız, varsayılan olarak İngilizce seçilecektir. Bu alanları ayarladıktan sonra, devam etmek için Devam düğmesine tıklayın.

Şimdi eyleminizi test etme zamanı geldi. Test Et ve Gözden Geçir veya Test Et ve Devam Et butonlarına tıkladığınızda, Zapier Zabınızda alanları nasıl özelleştirdiğinize bağlı olarak OpenAI'den özet çekecektir.

Bir tetiğin doğru çalıştığını gördüğünüzde, yeni bir adım eklemek için ekranınızın altındaki + düğmesine tıklayın.

Dropbox işleminizi ayarlayın

Şimdi bu iş akışının bir sonraki adımını yapılandıralım, bu adım OpenAI tarafından oluşturulan transkript ile Dropbox'ta yeni bir metin dosyası oluşturacak. Eylem uygulaması olarak Dropbox'u ve eylem etkinliği olarak Metin Dosyası Oluşturu seçin.

Tıklayın Devam....

Zapier'e Dropbox hesabınızı bağlayın (veya mevcut bir hesap seçin) ve Devam ete tıklayın.

Şimdi Dropbox işlemini kurma zamanı geldi. Klasör alanında, transkripti göndermek istediğiniz Dropbox klasörünü seçin. Bizim Zap'ımızda, transkripti ses dosyalarını sakladığımız aynı klasöre göndereceğiz.

Klasör konumunu seçtikten sonra, Dosya Adı alanına tıklayarak toplantının Dropbox adını içe aktarın ve veri açılır menüsünden Dropbox Dosya Adı 'nı seçin.

Şimdi en önemli kısma geçelim: Whisper sonuçlarınızı (transkriptinizi) içe aktarmak için Dosya İçeriği alanına tıklayarak veri açılır menüsünden İçerik'i seçin. Bu, transkript dosyasını Dropbox klasörünüze ekleyecektir.

Dosyayı üzerine yazmak isteyip istemediğinizi de seçebilirsiniz, ancak bu durumda Hayır seçmelisiniz. Sonra, Devam butonuna tıklayın.

Şimdi işleminizi test etme vakti geldi. Test işlemini tıkladığınızda, Zapier işlemi nasıl yapılandırdığınıza bağlı olarak bir transkripti Dropbox'a gönderecektir.

Transkriptinizi kontrol etmek için Zap'ınızı test etmek iyi bir fikirdir. Eğer doğru çalıştıysa, kurduğunuz Dropbox klasöründe bir transkript görmelisiniz. İşte bizimki gibi görünüyor:

<

Birkez Zap'ınız tarafından oluşan transkripti inceledikten sonra, Zap'ınıza yeni bir adım eklemek için ekranınızın altındaki+ butonuna tıklayın.

OpenAI eylemini ayarlayın

Şimdi bir sonraki eyleminizi ayarlama zamanı geldi. Eylem uygulaması için OpenAI'yi seçin ve eylem etkinliği için Gönderme İsteği'ni seçin.

Tıklayın Devam. Ardından, OpenAI hesabınızı bağlayın ve Devam düğmesine tıklayın.

Şimdi hareketinizi ayarlama zamanı geldi. Model alanında, en iyi sonuçlar için seçili bırakabilirsiniz text-davinci-003.

Şimdi, OpenAI'ye yönergelerinizi özetiyle ilgili olarak özelleştireceksiniz. Yönerge alanında, transkriptinizi etkili bir şekilde özetlemesi için OpenAI'ye ne tür talimatlar vermek istiyorsanız onları yazın. Benim örneğimde, yönerge olarak şunu yazdım:

Toplantının tüm içeriğini özetleyen madde halinde bir özet oluşturun.

Ayrıca, özellikle belirli kişilere gelecek adımlar veya görevler sağlayacak daha spesifik talimatlar da ekleyebilirsiniz. Örneğin, belirli bir kelime sayısı belirtebilirsiniz.

Önce giriş metnini yazdıktan sonra, Dropbox adımından veri çekmek için Giriş alanına tıklayarak ekleme veri açılır menüsünden Dosya Metni'ni seçin.

Promptinizi özelleştirdikten sonra, yazının sıcaklığını (yaratıcılık seviyesi) ve maksimum uzunluğunu ayarlayabilirsiniz.

Şimdi, eyleminizi test edin. OpenAI tarafından gelen özetinizden memnun değilseniz, sonuçlarınızdan memnun olana kadar ipucunuzu ayarlayın.

Zap'ınıza son adımını eklemek için, ekranınızın altındaki + düğmesine tıklayın.

Slack eylemini ayarlayın

Şimdi, toplantı özetinizi göndermek için son eyleminizi ayarlayalım. Eylem uygulaması olarak Slack 'i, eylem etkinliği olarak Kanal Mesajı Gönder'i seçin. Devam Et'e tıklayın.

Eğer Slack hesabınız daha önceden bağlı değilse, şimdi bağlayın ve Devam Et'e tıklayın.

Şimdi eyleminizi veya mesajınızın nasıl standartlaştırılmasını ayarlayalım. İlk olarak, mesajınızı iletmek istediğiniz kanalı Kanal alanından seçin. Bizim durumumuzda, içerik ekibimizin Slack kanalını kullanacağız.

Son olarak, Slack mesajını özelleştirmek için Mesaj Metin alanına tıklayın, ardından Veri Ekle açılır menüsünden dahil etmek istediğiniz OpenAI verilerini seçin. Bu durumda, OpenAI'nın oluşturduğu özeti içermek için Seçenekler Metni'ni çekmelisiniz.

Ayrıca, Slack mesajınızı belirli bir şekilde biçimlendirmek isterseniz, statik metin de ekleyebilirsiniz, ancak toplantı özeti sadece dahil etmek istiyorsanız gerekli değildir.

Bot İsmin

Adımınızı tamamladıktan sonra, Devam düğmesine tıklayın.

Şimdi eyleminizi test etme zamanı geldi. Test eylemine tıkladığınızda, Zapier önceden mesajınızı nasıl ayarladıysanız öyle bir mesajı Slack'e gönderecek.

Her zamanki gibi, Slack mesajınızın düzgün göründüğünü kontrol etmek için Zap'ınızı test etmek iyi bir fikirdir. (Sadece takımınızı önceden uyarın, böylece şaşırmazlar.) Doğru çalıştıysa, ayarladığınız şekilde biçimlendirilmiş bir Slack mesajı görmelisiniz.

Ayrıca Slack hesabınıza gönderilen test yanıtını da görebilmelisiniz. İşte örneğimizin görünümü:

Tekstiğinizin görünümünden memnun kaldığınızda, Zabınızı etkinleştirmeye hazırsınız. Ve işte buna bir başarı diyoruz!

Toplantılarınızın transkriptlerini ve özetlerini oluşturmak için OpenAI'yi kullanın

Artık her bir ses dosyası Dropbox'a yüklendiğinde, OpenAI o dosyanın transkriptini oluşturacak, Dropbox dosyanıza yükleyecek, ardından OpenAI onun bir özetini oluşturacak ve Zap o özeti Slack kanalınıza gönderecek.

Bu şekilde, siz ve takım üyeleriniz Slack üzerinde toplantı özetlerini kolaylıkla gözden geçirebilirsiniz, kaydı dinlemek veya tüm transkripti okumak zorunda kalmadan.

Notlardan toplantı özetleri oluşturun

Eğer genellikle toplantıları kaydetmiyorsanız, muhtemelen hala toplantıda alınan notlara dayanarak toplantı özetini göndermeniz gerekir. Bu iş akışıyla, OpenAI toplantı notlarınızı yayınladığınız anda özet oluşturabilir ve bunu Slack'e otomatik olarak gönderebilir. Biz toplantı notlarımızı yakalamak için Evernote'u kullanıyoruz, ancak Zapier ile bağlantı sağlayabilen herhangi bir not alma uygulamasını kullanabilir ve aynı temel adımları izleyebilirsiniz.

Eğer bir şablonla başlamak isterseniz, aşağıdaki Zap şablonuna tıklayın ve Zapier editörüne yönlendirileceksiniz. Eğer henüz bir Zapier hesabınız yoksa, bir tane oluşturmanız gerekecektir. Ardından, aşağıdaki talimatları takip ederek Zap'ınızı kurun.

Başlamadan önce

Öncelikle ücretsiz olarak oluşturabileceğiniz bir OpenAI hesabı oluşturduğunuzdan emin olun. Hesabınızı açtıktan sonra, API anahtarınızı ayarlar sekmesinde oluşturun.

Anahtarı kopyalamayı unutmayın. Daha sonra OpenAI hesabınızı Zapier'a bağlarken bu API anahtarına ihtiyacınız olacak.

Evernote tetikleyicinizi ayarlayın

Öncelikle tetikleyiciyi ayarlayın - Zap'ınızı başlatan olayı seçin. Tetik app'i olarak Evernote'u ve tetikleyici olayı olarak Not Eklendiğinde Etiket Ekleme'yi seçin.

Eğer daha önce yapmadıysanız, Evernote hesabınızı bağlamanız istenecek. Bir hesap seç seçeneğine tıklayın... ve ya dropdown menüden hesap seçin (daha önce Evernote'u Zapier'a bağladıysanız) ya da + Yeni hesap bağla butonuna tıklayın.

Tıkla Devam Et. Sonra, toplantı notlarınızı toplamak istediğiniz etiketi seçin.

Favorilerinizdeki Etiketler sekmesine tıklayarak, bağlı Evernote hesabınızda mevcut olan etiketleri görebilirsiniz. Bu örnekte, bir etiket olan Toplantı notları nişanını kurduk, böylece bu etiketi bir not eklediğimizde Zap harekete geçecek. Şimdi, etiketinizi seçin. (Eğer bir etiket seçilmezse, Zap tüm notlar üzerinde tetiklenecektir.)

Tıklayın Devam.

Şimdi tetiğinizi test etmeniz gerekiyor. Zapier, eklediğiniz etiketle yeni bir not bulacaktır. Bu, Zap'inizin geri kalanını ayarlamak için kullanılacaktır.

Eğer hiç notunuz yoksa, örnek bir not ekleyin ve uygun şekilde etiketleyin, ardından Zap'ınızı test edin.

Tıklayın Test tetikleyici. Doğru etiketle örnek notu çekecek. Başarılı bir şekilde tetiklendiğini gördüğünüzde, Devam düğmesine tıklayın.

OpenAI eyleminizi ayarlayın

Şimdi hareketi ayarlayalım—Zap'ınız tetiklendiğinde gerçekleştirilecek olayı. Eylem uygulaması olarak OpenAI'yi seçin ve eylem olayı olarak Tuş Gönder'i seçin. Devam'a tıklayın.

Ardından, henüz yapmadıysanız, OpenAI hesabınızı Zapier'a bağlamanız istenecektir. Bir hesap seç… ve ya açılır menüden bir hesap seçin (daha önce OpenAI'yi Zapier'a bağladıysanız) ya da + Yeni bir hesap bağla seçeneğine tıklayın, sonra Devam ete tıklayın.

Sonraki adımda, daha önce kopyaladığınız OpenAI API anahtarınızı girmeniz istenecektir.

Ardından, Zap'inize toplantı notlarınızın bir özetini nasıl oluşturacağını söylemeniz gerekecek.

Evernotelerinizden veri almak için veriyi yerleştirmek istediğiniz herhangi bir boş alana tıklayın ve Veri Ekle açılır menüsünden bir seçenek seçin. Bu seçenekler arasında AI modeli, başlatıcı, sıcaklık ve maksimum uzunluk bulunur.

Bu kurulumun en önemli kısmı sizin sunumunuzdur. İstek alanında, AI'nın ne yazmasını istediğinizi belirtin. Bu durumda, sunumumuz şu şekildedir: Toplantı notlarımın hızlı bir özetini oluşturabilir misiniz ve her kişi için ayrı bir maddeli listeye belirli bir sonraki adımları da ekleyebilir misiniz? Ayrıca, herhangi bir dilbilgisel hata düzeltmeli ve cevaplanmamış herhangi bir soru varsa belirtmelisiniz.

Toplantı içeriği için, Zap'ın seçtiği örneğin toplantı notu metnini getireceğiz.

İstediğiniz yazının sıcaklığını (yaratıcılık seviyesi) ve maksimum uzunluğunu da ayarlayabilirsiniz. Ayrıca, Zap içindeki İpucu alanında karakter veya kelime uzunluğunu doğrudan özelleştirebilirsiniz.

Bu alanları özelleştirdikten sonra, Devam Et düğmesine tıklayın.

Şimdi eyleminizi test etme zamanı. Test Et ve İncele veya Test Et ve Devam Et düğmesine tıkladığınızda, Zapier, Zap'daki alanları nasıl özelleştirdiğinize göre OpenAI'den özet çekecektir.

Bir kez tetikleyicinizin doğru çalıştığını gördüğünüzde, Devam Et'e tıklayın.

Slack eyleminizi yapılandırın

Sonra, bir adım daha ayarlamak zamanı geldi. Eylem uygulamanız olarak Slack'i seçin ve eylem etkinliğiniz için Kanal Mesajı Gönder'i seçin.

Tıklayın Devam edin. Slack hesabınızı bağlamanız istenecek. Slack hesabınızı bağlayın ve Devam et'e tıklayın.

Şimdi Slack iletilerinizin nasıl görüneceğini ayarlama zamanı. İletiyi göndermek istediğiniz Slack kanalını seçmek için Kanal alanının altına tıklayın.

Tercihinizi belirledikten sonra GPT-3 sonuçlarınızı çekmek için Mesaj Metni alanına tıklayarak veri açılır menüsünden Seçenek Metni seçeneğini seçebilirsiniz. Bu, tam mesaj özetinizi Slack mesajınıza aktaracaktır.

Ayrıca, bir isim ekleyerek botunuza kişisel bir dokunuş da ekleyebilirsiniz. Bunun için Bot İsmi alanına bir isim girip, Bot İkonu alanına bir emoji ekleyebilirsiniz. Bunun yanı sıra, bir Zap bağlantısı, resimler, otomatik genişlemeli bağlantılar veya kullanıcı adları ve kanal adlarına bağlantılar ekleyebilirsiniz.

Bir adımı ayarlamayı tamamladıktan sonra, Devam et düğmesine tıklayın. Şimdi sıra eyleminizi test etmekte. Eylemi test et düğmesine tıkladığınızda, Zapier, daha önce mesajınızı nasıl ayarladığınıza göre Slack'e bir mesaj gönderecektir.

Zap'ınızı test etmek iyi bir fikir, böylece Slack mesajının düzgün göründüğünü kontrol edebilirsiniz. (Sadece önceden takımınıza uyarı verin, böylece sürpriz olmazlar.) Doğru şekilde çalıştıysa, ayarladığınız şekliyle bir Slack mesajı görmeniz gerekiyor.

Bir kez Zap'ınızın oluşturduğu Slack mesajını inceledikten sonra, Zap'ınız artık kullanıma hazır. Bir şeyler yanlış görünüyorsa, geri gidin ve doğru olana kadar ayarları değiştirin.

Zap, artık toplantı özetleri oluşturacak ve bunları saniyeler içinde Slack kanalınıza gönderecek. İşte bizimkine benzeri:

OpenAI ile toplantı özetleri yazın

Artık, Evernote'da toplantı notları topladığınız her seferde, bu Zap, notlarınızın bir özetini oluşturacak, her takım üyesinin sonraki adımlarını vurgulayacak ve cevapsız kalan soruları belirterek bir Slack kanalında mesaj gönderecektir.

Bu şekilde, siz ve takım üyeleriniz özetleri ve bir sonraki adımları herhangi bir geri dönüş yapmadan kolayca inceleyebilirsiniz.

Bu makale aslında Şubat 2023'te yayınlandı, ancak en son Mayıs 2023'te AI ile toplantıları özetlemenin yeni yollarını eklemek için güncellendi.